Waar moet je op letten als je een woning opneemt voor de puntentelling?

Een puntentelling is nooit beter dan de opname waarop zij rust. Wat je tijdens dat ene bezoek niet meet, fotografeert of noteert, moet je later reconstrueren, en reconstructie is een ander woord voor gokken. Deze checklist loopt de opname door zoals je hem in de woning uitvoert: ruimte voor ruimte, met per stap wat je vastlegt en waarom dat later uitmaakt.

Waarom een vaste volgorde meer oplevert dan een goede dag

Ervaren opnemers doen het niet sneller omdat ze handiger meten, maar omdat ze niet nadenken over de volgorde. Ze beginnen altijd op dezelfde plek, werken met de klok mee en eindigen altijd met dezelfde controle.

Dat scheelt niet alleen tijd. Het voorkomt vooral dat je in de ene woning wel de vrije hoogte noteert en in de andere niet, waardoor twee tellingen achteraf niet vergelijkbaar zijn.

De inhoudelijke stappen van de telling zelf staan beschreven in de gids over het tellen van punten volgens het woningwaarderingsstelsel. Deze checklist gaat over het uur waarin je in de woning staat.

Vlak voor de opname

Vijf dingen die je in de auto controleert

• Is de afstandsmeter opgeladen en staat hij op de juiste referentie, gemeten vanaf de achterkant of de voorkant van het apparaat?
• Heb je genoeg opslagruimte voor foto's? Een woning levert er al snel enkele tientallen op.
• Weet je welke ruimten er volgens de plattegrond zouden moeten zijn, zodat je meteen merkt dat er eentje ontbreekt?
• Heb je afgestemd of de bewoner aanwezig is en of er ruimten zijn waar je niet zomaar binnen kunt?
• Staat de opnamelijst klaar in het systeem waar je hem straks ook invult, zodat je niets hoeft over te typen?

De afspraak met de bewoner

Wordt de woning bewoond, meld dan vooraf hoe lang je nodig hebt en dat je foto's maakt. Foto's uit een bewoonde woning kunnen persoonsgegevens bevatten, en de AVG is van toepassing sinds 25 mei 2018. Fotografeer de woning, niet de spullen en niet de post op tafel.

Dat is niet alleen netjes, het maakt het dossier ook bruikbaarder. Een foto van een aanrecht met de maatlat erlangs is bewijs; een foto van een keuken vol vaat is een privacyprobleem met weinig bewijskracht.

Per vertrek: wat je altijd vastlegt

Loop elke woonkamer, slaapkamer, keuken en badkamer op dezelfde manier af. Noteer per ruimte in ieder geval dit.

1. De naam en de functie van de ruimte. Zoals hij feitelijk in gebruik is, met een aantekening als dat afwijkt van de plattegrond.
2. De losse maten. Lengte en breedte, plus de maten van elke uitsparing, schuine wand of vaste kast die je in de berekening verwerkt.
3. De berekening zelf. Niet alleen de oppervlakte, maar hoe je eraan komt. Een som die je kunt navertellen is later goud waard.
4. De vrije hoogte, zeker onder een schuine kap of een verlaagd plafond.
5. De verwarming. Wat er hangt of staat, en of de ruimte daadwerkelijk op de installatie is aangesloten.
6. Ramen en daglicht. Aanwezigheid, en of een raam te openen is.
7. Bijzonderheden. Vocht, scheuren, een ontbrekende radiator, een deur die niet dicht kan.

Keuken en badkamer verdienen een eigen ronde

• Meet de lengte van het aanrechtblad en noteer waar je begint en eindigt met meten.
• Tel de aanwezige voorzieningen los op: kookplaat, afzuiging, inbouwapparatuur, aantal kasten.
• Leg in de badkamer per voorziening vast wat er is: wastafel, douche, bad, tweede toilet.
• Fotografeer elke voorziening apart, en niet één overzichtsfoto waarop je alles half ziet.
• Vraag naar de datum van de laatste vervanging en noteer of daar een factuur van is.

De ruimten die het vaakst worden overgeslagen

Deze ruimten zijn niet ingewikkeld, maar ze worden vergeten omdat ze niet in het ritme van de rondgang liggen. Zet ze daarom vooraan op je lijst in plaats van eronder.

De documentgebonden onderdelen

Sommige punten stel je niet ter plaatse vast maar op papier. Ook die horen bij de opname, want ze moeten wel op dezelfde datum zijn nagelopen.

• Het energielabel. Het energielabel telt mee in de puntentelling van het woningwaarderingsstelsel. Noteer de klasse en de afgiftedatum; een energielabel is tien jaar geldig en is verplicht bij verkoop, verhuur en oplevering.
• De WOZ-beschikking. Neem het belastingjaar en het beschikkingsnummer over, zodat je later weet welk stuk je hebt gebruikt.
• De stukken van een appartement. Bij een gesplitst pand bepaalt de akte wat tot de woning hoort en wat gemeenschappelijk is.
• De huurovereenkomst en de servicekostenafspraken. Die staan los van de punten, maar bepalen wel wat je jaarlijks moet verantwoorden op grond van artikel 7:259 BW.

De laatste ronde voordat je vertrekt

Deze afsluiting kost vijf minuten en voorkomt de meeste tweede bezoeken.

• Loop je lijst na op lege velden en vul ze ter plekke aan.
• Controleer of je van elke ruimte minstens één foto hebt waarop de hele ruimte staat.
• Kijk of de plattegrond en je eigen telling hetzelfde aantal ruimten opleveren.
• Noteer de datum en het tijdstip van de opname en wie erbij was.
• Vraag jezelf bij de voordeur af: als ik hier over twee jaar niets meer van weet, kan ik dan met deze notities de telling opnieuw opbouwen?

De beste opname is niet de meest complete, maar de opname waarvan elke regel later te herleiden is tot iets wat je hebt gezien of gemeten.

Dezelfde dag afronden

Notities die een week blijven liggen, verliezen hun betekenis. Zet de opname daarom nog dezelfde dag om in een telling, of leg hem in ieder geval vast in de vorm waarin hij bewaard blijft.

Dat is meer dan een gewoonte. In een vastgoedadministratie geldt voor gegevens over onroerende zaken een bewaartermijn van tien jaar, en het is een stuk eenvoudiger om die tien jaar te overbruggen met een geordend dossier dan met een fotorol en een blocnote.

Wat je bewaart per onderdeel

• De maat of het document waarop het punt berust.
• De datum van de vaststelling.
• De foto die bij die vaststelling hoort.
• De keuze die je hebt gemaakt als de situatie voor meer dan één uitleg vatbaar was.

Vooral dat laatste wordt zelden opgeschreven, terwijl het de onderdelen betreft waar discussie over ontstaat. De fouten die uit zo'n ongenoteerde keuze voortkomen, staan op een rij in het overzicht van fouten die een puntentelling onderuit halen.

Wat een goede opname kost en oplevert

Een zorgvuldige opname duurt langer dan een snelle rondgang, maar de tijd die je erin steekt is de goedkoopste tijd van het hele traject. Alles wat je later moet uitzoeken, kost een tweede bezoek of een aanname.

Hoe die uren zich verhouden tot de andere uitgaven rond een huurprijs, van het energielabel tot de software, staat uitgewerkt in het overzicht van de kosten van een onderbouwde huurprijs.

Wie deze checklist heeft opgesteld

De volgorde hierboven komt voort uit het ontwerp van een opnamelijst die per onderdeel om een bron vraagt in plaats van om een uitkomst. Wie daarachter zit en hoe die keuzes tot stand komen, staat op de auteurspagina van Puntenstaat.

Conclusie: een opname is een reeks vaststellingen

Wie de woning uitloopt met losse getallen, heeft materiaal. Wie hem uitloopt met vaststellingen die aan een datum, een maat en een foto hangen, heeft een dossier. Het verschil merk je pas maanden later, en dan is het te laat om het alsnog te maken.

Wil je die vaststellingen meteen op de juiste plek zetten, dan biedt de opnamelijst van Puntenstaat per ruimte de velden die de telling nodig heeft en hangt zij de foto's aan het juiste onderdeel. Twijfel je of dat bij jouw woningen past, leg je situatie dan voor via het contactformulier. Je krijgt binnen twee werkdagen antwoord, ook als dat antwoord is dat je met een eigen lijst op papier prima uit de voeten kunt.